ISO Software SBU
PegahSystem Co.

امتیاز کاربران

ستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعالستاره غیر فعال
 

 

بسياري از جلسات کاري، خسته کننده و عذاب آور هستند؛ چراکه تمام انرژي افراد را مي گيرند و در پايان هم کار خاصي در آنها انجام نمي شود. محققان بعد از مدت ها تحقيق در اين باره دريافته اند که دلايل اصلي ناکارآمد بودن جلسات کاري عمدتا شامل موارد زير مي شوند:
• جلسات کاري بيش از حد طولاني هستند.
• معمولايک نفر در چنين جلساتي بر ديگران تسلط دارد.
• جلسات به موقع شروع نمي شوند.
• به اظهار نظر و عقايد افراد ارزش چنداني داده نمي شود.
• بعضي از مديران به جاي پرداختن به موضوع جلسه به اشخاص مي پردازند.
• کساني بي ارتباط به موضوع جلسه آنجا حضور دارند.
• شرکت کنندگان از آمادگي لازم براي جلسه برخوردار نيستند.
• هدف از تشکيل جلسه، روشن نيست.
از آمار و ارقام جمع آوري شده از سايت اينترنتي جلسات موثر نيز چنين برمي آيد که جلسات کاري به دلايل زير کارآمد نيستند، حتي اگر يك شركت به نرم افزار مديريت كيفيت شركت پگاه سيستم مجهز باشد:
• بيش از 91 درصد کساني که بايد در جلسات منظم و هفتگي شرکت کنند، در زمان حضور جلسه به مسائل ديگري مي انديشند.
96 • درصد از افراد، در جلسات شرکت نمي کنند و 95 درصد افراد نيز دير به جلسه مي آيند.
73 • درصد از پاسخ دهندگان به نظر سنجي اين سايت اعلام کرده اند که در هنگام شرکت در جلسه، کارهاي ديگرشان را انجام مي دهند.
• 39 درصد گفته اند در طول جلسه چرت مي زنند.
به نظر بسياري از کارشناسان تمام اين مشکلات، به يک مشکل بنيادين برمي گردد و آن اينکه جلسات کاري جذاب و دوست داشتني نيستند و واضح است که وقتي افراد در جايي احساس لذت و شادي نکنند، علاقه اي به آنجا و آن کار نخواهند داشت. در بسياري از سايت هاي اينترنتي معتبر در زمينه مديريت، بيشتر بر لزوم منظم برگزار شدن جلسات و رعايت نظم و مقررات در آنها تاکيد مي شود اما يک نکته بسيار مهم در اغلب اين سايت ها ناديده گرفته شده و آن علاقه و گرايش شرکت کنندگان به حضور در جلسه و ايفاي نقش در آن است. جلسات کاري حتي اگر براي مدتي کوتاه و با نهايت نظم هم برگزار شوند در صورت بي انگيزه و بي علاقه بودن حضار، ثمري نخواهند داشت و به بيراهه خواهند رفت اما اگر يک جلسه کاري براي افراد جذابيت داشته باشد افراد با خلاقيت و انگيزه بالايي در آن حضور خواهند داشت و ارتباط به نحو مطلوب تري شکل خواهد گرفت و در چنين جلساتي است که همه افراد کمک مي کنند تا راه حل بهتري پيدا شود.
شرايط حاکم بر جلسات کاري بايد به گونه اي رقم بخورد که از سه ويژگي زير برخوردار باشند:
- پربازده باشند، يعني کارهاي لازم در آنها انجام و تصميمات لازم اتخاذ شود.
- لذت بخش باشند به طوري که افراد هميشه چشم انتظار برگزاري جلسه بعدي باشند نه اينکه از جلسه بعدي گريزان باشند.
- خلاقانه باشند يعني اينکه طي جلسه، افراد به نحو ديگري با مسائل برخورد کرده و راه حل هاي بديعي ارائه دهند. در اينجا ايده هايي که مي تواند به لذت بخش تر و موثرتر شدن جلسات کاري کمک کند مورد اشاره قرار مي گيرد.
 

خطوط راهنما را ترسيم کنيد
 

هر جلسه اي نيازمند يکسري استانداردهاست و درصورت عدم وجود اين استانداردها، جلسات به بيراهه خواهند رفت.اگر در شرکت شما، جلسات 30 دقيقه اي مرسوم است، طبق همان استاندارد عمل کنيد و به ياد داشته باشيد که اگر جلسه خود را در يک چارچوب زماني مشخص محدود کنيد، خواهيد توانست کارهاي بيشتري را در مدت زمان کوتاه تري انجام دهيد. من خودم دوست دارم در پايان هر جلسه، پنج دقيقه آخر را به مرور کلي و اخذ تصميمات اختصاص دهم درحالي که در بسياري از جلسات، دقايق پاياني به تعارفات بيهوده اختصاص مي يابد.هر مديري بهتر از هر کسي، شرکت يا سازمان متبوع خود را مي شناسد و به همين دليل بايد نهايت تلاش خود را به کار ببندد تا در کوتاه ترين زمان ممکن، جلسات کاري را به نتيجه نهايي و مطلوب برساند. از بيست و چهار ساعت قبل از برگزاري جلسه، همه شرکت کنندگان را در جريان اهداف جلسه قرار دهيد.در 90 درصد جلسات کاري که من شخصا در آنها حضور داشته ام، بسياري از افراد بدون آمادگي ذهني قبلي در جلسه حضور مي يافتند و همين مساله موجب مي شد تا نه موضوع بحث مشخص باشد، نه توضيح قانع کننده اي ارائه شود و نه هدفي تعيين شود.اگر چه همه افراد دوست دارند خلاقيت داشته باشند اما اين تمايل نبايد به بهاي به هم ريختن همه چيز و هرج و مرج در جلسه تمام شود.
 

هدف گذاري کنيد
 

از 10 درصد ديگر جلساتي که من در آنها حضور پيدا کرده ام، 5 درصد جلسات مفيد و موثر بوده اند و 5 درصد نيز به رغم برنامه ريزي، به نتايج مورد نظر منتهي نشده اند چون که هدف روشني را دنبال نمي کردند.اگر در پايان يک جلسه کاري، شما خود را در همان موقعيتي ديديد که پيش از آغاز جلسه داشتيد، پس بدانيد که دور يک دايره بسته چرخيده ايد.شما بايد پيش از شروع جلسه، يک يا دو هدف خاص را در ذهن خود ترسيم کرده باشيد.تعداد زياد اهداف مي تواند موجب پراکندگي تمرکز و پريشاني تان شود و افراد را خسته و دلزده کند.با محدود کردن دايره اهداف، شما مي دانيد که کدام کار را بايد در اولويت قرار دهيد و کدام نياز، دست يافتني تر است.ممکن است بپرسيد اين مساله چگونه مي تواند به جذاب تر شدن جلسات کمک کند؟ سوال خوبي است و در پاسخ به آن بايد گفت هدف گذاري براي جلسات کاري باعث مي شود پس از پايان جلسه، کارهاي خاصي صورت پذيرد و پيشرفت هاي محسوس حاصل آيد و همين مساله، احساس مثبت و دلپذيري بين شرکت کنندگان به وجود مي آورد.
 

منبع: دنياي اقتصاد
 

درخواست بازدیدکننده

نام(*)

شماره تماس(*)

ایمیل(*)

نام شرکت

درخواست شما(*)